¿Aún usas un libro de registro de visitas en tu edificio? ¡Esto podría retrasar la entrada de tus visitantes!

¿Te ha sucedido que citas a tu proveedor, cliente, socio o candidato en tus oficinas y llega a tiempo, pero tarda en entrar al lugar de la reunión entre 15 y hasta 30 minutos? Esto es un problema más común de lo que piensas. Muchos edificios y oficinas tienen problemas para ofrecer una entrada ágil y eficiente a sus visitantes.

La mayoría de las veces esto ocurre a causa de la implementación de un sistema de registro de visitantes deficiente. Algunos lugares piden a sus visitantes que se anoten en un libro de registro de visitas y después deben esperar a que se notifique a su anfitrión y éste dé autorización para dejarlos pasar, o incluso el mismo anfitrión debe pasar al lobby a recoger a sus visitas, ¡imagina que se encuentre en el piso 23!

Entonces,¿cómo puedo hacer eficiente el registro y entrada de mis visitantes?

Existen algunos puntos importantes a considerar para aumentar la eficiencia y agilidad en el registro de tus visitantes. ¡Toma nota!

Organiza tu entrada

Diseña o reordena tu área de recepción para que el flujo de un visitante sea sencillo, sin obstáculos y agradable. Evita los amontonamientos, y la conglomeración de personas.

Asigna un área donde tus visitantes puedan esperar por su anfitrión de manera cómoda.

Identifica tus cuellos de botella

Analiza los pasos que debe seguir un visitante para entrar, e identifica aquellos que les toman más tiempo. Además de anotarse en un libro de registro de visitas, ¿debes entregarles alguna tarjeta de acceso y/o etiqueta de identificación? Si es así, evita que tus visitantes deban hacer una doble fila, y entrégalas tan pronto como sea posible.

Ofrece 2 vías de entrada: 1 para tus visitantes frecuentes, visitantes VIP o personas pre-aprobadas y otra para aquellos que visitan por primera vez.

Contar con un sistema de agenda que te permita validar a aquellas personas a quienes ya esperan dentro del edificio, te ayudará mucho para agilizar la entrada. De esta manera puedes dar un pase automático, con la seguridad de que es una persona pre-aprobada por alguien dentro del edificio.

Puedes hacerlo a través de agendas/calendarios compartidos, una lista de visitantes frecuentes, o utilizar software como Lobbyfix, que cuenta con un sistema de pre-registros.

Notifica a los anfitriones que su visita llegó

Aseguráte de notificar a los anfitriones que su visita llegó y está esperando en recepción.

Existen varias maneras de hacer esto: por llamada telefónica, programas de mensajería instantánea como Whatsapp, Slack, Skype o Telegram, entre otros. La solución depende de los canales de comunicación disponibles de cada empresa, o incluso del acceso que se quiera dar a recepción a estos datos (espacialmente para espacios compartidos, como espacios de co-working). Elige el más apropiado de acuerdo a tu empresa, siempre buscando que tus visitantes no esperen más de 5 minutos en recepción sin una respuesta.

Si quieres olvidarte de tu libro de registro de visitas y poner en marcha estas recomendaciones que te hemos dado, no dudes en probar Lobbyfix GRATIS por 30 días.

Con Lobbyfix podrás:

  • Ofrecer una alternativa de auto-servicio a través de nuestra aplicación para iPad
  • Registro rápido para visitantes frecuentes, sólo escanean un código QR y ¡listo!
  • Pre-registro de visitantes para agilizar su entrada
  • Notificación inmediata a los anfitriones a través de email o nuestra app móvil para ios y android

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