Control de visitas en excel: ventajas y desventajas

Es crucial para una empresa, edificio, coworking, oficinas privadas, organizaciones, oficinas de gobierno y atracciones turísticas, llevar un control de visitas en sus instalaciones.

El registro de visitas es crucial ya que puede brindar información para la seguridad de la empresa, ya que permite conocer datos como: destinos de las visitas, permanencia en el lugar, etc.

En la actualidad existen 4 maneras comunes de llevar a cabo el registro de visitas:

  1. Bitácora en papel
  2. Control de visitas en excel
  3. Software de registro de visitas
  4. Sistema de control de acceso para visitantes

 

En este artículo definiremos únicamente las ventajas y desventajas de utilizar excel para el control de visitas.

 

Ventajas de utilizar excel para el control de visitas

 

  • Es un software de fácil adquisición.
  • Es fácil de utilizar para operaciones simples.

 

Desventajas de utilizar excel 

 

1. Lentitud en el registro
Al necesitar ser operado por una persona (recepcionista), puede ser tardado el registro completo de la información, e incluso puede ser tedioso para los invitados dictar cada sílaba de su apellido, y aún peor, la información puede contener errores.

 

2. Baja seguridad

La principal desventaja de utilizar excel, es que es de baja seguridad. Los documentos pueden ser abiertos y vistos por cualquiera.

Y lo que es aún peor otros usuarios pueden editar el archivo sin que quede un registro de la persona que lo editó.

 

3. No es en tiempo real
La información capturada en el archivo, únicamente puede ser visualizada por la persona que cuenta con el archivo original en su computadora.

No podrás supervisar en tiempo real quién está dentro de tus instalaciones, o notificar en tiempo real si ha llegado el cliente que estás esperando.

 

4. Daños en archivos
El archivo donde llevas la bitácora puede dañarse y puedes perder toda la información fácilmente.


5. No está en la nube
Por lo general los archivos de excel se resguardan dentro de una computadora, y al no estar en la nube, puedes presentar pérdida de la información en caso de que por desgracia el equipo de cómputo se dañe, o sea robado.

 

6. Compatibilidad baja
Es un software que requiere forzosamente la compra de un equipo de cómputo, ya que solo cuenta con compatibilidad para Windows y Mac.


7. Mucho espacio
Los archivos de gran tamaño ocupan mucho espacio dentro de la memoria de la computadora, y en ocasiones, cuando el equipo de cómputo no es de alta gama, puede alentarse severamente.

 

Entonces… ¿Qué hago para tener un buen control de visitantes?

 

Aunque pueda sonar una salida fácil, y económica utilizar excel, la realidad es que el costo-beneficio puede afectar a largo plazo a la empresa.

Nosotros recomendamos que tomes en cuenta el uso de una aplicación como LobbyFix.

 

Ventajas de LobbyFix para el control de visitas

 

Seguro
Al estar en centralizada en la nube, toda tu información está segura y resguardada.

 

Rápido
Evita filas en la recepción, con LobbyFix, no será necesario que la recepcionista capture uno a uno los datos de los usuarios, ¡ellos mismos son quienes se registran! o incluso pueden acceder a tus instalaciones utilizando un código QR desde su celular.

 

Rentable 

Existe un plan que se adapta a la necesidad de cada tipo de empresa, incluso hay una versión gratis. Además ofrecemos un periodo de prueba de 30 días, sin compromiso.

 

Sencillo e intuitivo

Es muy fácil entender el funcionamiento de LobbyFix, ya que es una aplicación que da instrucciones guiadas paso a paso sobre cómo debe de utilizarse.

 

Flexible

Es un sistema que puede ser operado desde un iPad, y no necesariamente debes invertir en comprar una costosa computadora para el registro.

 

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