Control de visitantes en Excel: podrías estar perjudicando tu empresa

En espacios como oficinas ejecutivas, edificios corporativos, oficinas de coworking, y condominios es imprescindible llevar el control de accesos. Algunas compañías, optan por hacer ese control de visitantes en Excel o usar una bitácora de papel. ¿Son esas las mejores opciones?

¡Nosotros lo cuestionamos todo el tiempo!

control de acceso de visitantes en excel
El libro de visitas en papel, probablemente sea la medida más común y al mismo tiempo más inútil que utilicen las organizaciones en México.

Si hacemos un análisis un poco más profundo, podemos observar desventajas como:

  • Falta de legibilidad por la letra de las personas.
  • Pérdida de información en caso de extravío.
  • Exposición de los datos a los demás visitantes.
  • Alteración de la información.
  • Proceso puede ser lento y generar filas, entre otras. 

En algunos espacios han suplido la bitácora de papel, por una bitácora de visitantes en Excel; si bien puede ser un buen paso para empezar a digitalizar la información; sigue siendo una medida que no asegura la integridad de los datos.

Si no habías escuchado antes sobre la Integridad de datos:

  • Es un término que se refiere a la fiabilidad y exactitud de la información.

Los registros de visitas en excel y las bitácoras de papel no son fiables; pueden tener datos alterados, faltantes, incorrectos o duplicados.

¿Cómo deshacerte del control de visitantes en Excel?

Para mejorar los procesos, hay que pensar en lo que se está buscando al llevar el control en la recepción. Generalmente el registro de visitantes se realiza con el objetivo de brindar seguridad a las personas dentro; aunque también se busca eficiencia para las personas que visitan. 

Lo más recomendable es aprovechar herramientas como Software de Gestión de Visitas. Complementan la seguridad y agilizan el proceso de entrada; sin vulnerabilizar la información en ninguna de las maneras que mencionamos antes.

Puedes modernizar tu espacio e impresionar a tus visitantes con accesos intuitivos y amigables. ¡Te recomendamos LobbyFix! La plataforma te permite vincular iPads para que los visitantes se tomen una foto y se registren ellos mismos. Además podrás crear perfiles para los recepcionistas con permisos distintos para cada uno, así no pondrás en riesgo la información de las visitas. Podrás consultar reportes y ver la actividad de las instalaciones en tiempo real. 

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También te puede interesar leer Control de Visitas en Excel: ventajas y desventajas. O visita nuestro Centro de Ayuda.

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