Llevar un registro de visitantes en unas instalaciones es crucial. Sea para una empresa, edificio, coworking, oficinas privadas, organizaciones, oficinas de gobierno o atracciones turísticas. Puedes hacer este control de visitas en Excel, libro bitácora o con un software de registro. ¿Pero cuál es la mejor manera de hacerlo?
El registro de visitantes es muy importante para la agilidad y seguridad del negocio. Llevar este control de visitas te permite guardar información sobre la identidad del visitante, destinos y motivos de las visitas, tiempo de permanencia en el lugar, etc.
Desde un punto de vista de seguridad, las estadísticas recientes estiman que una pérdida promedio del 7% de los ingresos de una empresa se debe al robo. Afortunadamente, como propietario o gerente de un edificio, fraccionamiento u oficina, hay algunas medidas simples y gratis que puedes hacer para reducir tu riesgo.
Tienes 3 maneras gratuitas de llevar el registro de visitantes en tu negocio o edificio:
- Bitácora en papel
- Control de visitas en excel
- Sistema de registro de visitas
1. Bitácora en papel
Este tipo de control de acceso, es el más inseguro y tradicional que existe. Consiste en tener un libro bitácora, donde el usuario registrará sus datos personales con su puño y letra. Es un control poco recomendado, ya que el usuario puede alterar la información. Esta opción podrá tener un costo mínimo ya que un libro bitácora cuesta aproximadamente $200 pesos.
2. Plantilla Excel
El control de visitas en Excel es también muy utilizado por las empresas pero presenta algunas desventajas. Aquí puedes encontrar una plantilla gratis que te puede ayudar a llevar ese control.
Ventajas de utilizar excel
Mediante el uso de la plantilla, podrás conocer la frecuencia de visitas a cada cliente que tengas en tu empresa. Esto es un valor de suma importancia ya que te ayudará a precisar la cantidad total de visitas que estas realizando, la cantidad estimada y el gasto que te está ocasionando para la empresa.
Es también una herramienta de fácil adquisición y es fácil de utilizar para operaciones simples.
Desventajas de utilizar excel
1. Lentitud en el registro: Al necesitar ser operado por una persona (recepcionista), puede ser tardado el registro completo de la información. Incluso puede ser tedioso para los invitados dictar cada letra de su apellido y, aún peor, la información puede contener errores.
2. Baja seguridad: La principal desventaja de utilizar excel, es que es de baja seguridad. Los documentos pueden ser abiertos y vistos por cualquiera. Y lo que es más riesgoso, es que otros usuarios pueden editar el archivo sin que quede un registro de la persona que lo editó.
3. No es en tiempo real: La información capturada en el archivo, únicamente puede ser visualizada por la persona que cuenta con el archivo original en su computadora. No podrás supervisar en tiempo real quién está dentro de tus instalaciones, o notificar en tiempo real si ha llegado el cliente que estás esperando.
4. Daños en archivos: El archivo donde llevas la bitácora puede dañarse y puedes perder toda la información fácilmente.
3. Sistema de registro de visitas
Aunque pueda sonar una salida fácil, y económica utilizar excel, la realidad es que el costo-beneficio puede afectar a largo plazo a la empresa. Nosotros recomendamos que tomes en cuenta el uso de un software de registro de visitas con plan gratuito como LobbyFix.
Ventajas de LobbyFix para el control de visitas
1. Seguro: al estar en centralizada en la nube, toda tu información está segura y resguardada.
2. Rápido: evita filas en la recepción. Con LobbyFix, no será necesario que la recepcionista capture uno a uno los datos de los usuarios. El proceso de entrada se puede realizar utilizando un código QR desde su celular.
3. Plan Gratuito: Existe un plan que se adapta a la necesidad de cada tipo de empresa, incluso hay una versión gratis. Además ofrecemos un periodo de prueba de 30 días, sin compromiso.
4. Sencillo e intuitivo: es muy fácil entender el funcionamiento de LobbyFix, ya que es una aplicación que da instrucciones guiadas paso a paso sobre cómo debe de utilizarse.
5. Flexible: es un sistema que puede ser operado desde una computadora, celular o tablet/iPad.
Si estás considerando un sistema de registro de visitas, te recomendamos LobbyFix.
Es una plataforma que te permite de manera segura, fácil y rápida registrar y validar a tus visitantes.