La mayoría de las veces, las cosas que parecen perfectas “sobre el papel” se quedan cortas en la práctica. Lo mismo podría decirse de las hojas de registro en papel que todavía se ve en las recepciones. Es un poco decepcionante entrar en un vestíbulo moderno e impresionante y encontrarse con hojas de registro de entradas desordenadas al llegar a la recepción.
Imagina que pudieras empezar de nuevo con un borrón y cuenta nueva a la hora de recopilar los datos de tus visitantes. Sabiendo lo que sabes hoy en día sobre la salud y la seguridad y la necesidad de privacidad de los datos, ¿cómo sería tu hoja de registro de entrada perfecta?
Sin duda es el mejor sistema es un administrador de visitas, pero si estás considerando las hojas de registro, puedes utilizar esta plantilla.
Además, considera estos 4 consejos para mejorar la utilización de tu hoja de registro:
#1 Fácil de usar y leer
Pon un espacio entre líneas lo suficientemente grande como para que nadie tenga que entrecerrar los ojos para leer. Deja espacio suficiente para que la gente escriba teniendo en cuenta que los nombres y la caligrafía tienen diferentes formas y tamaños.
Los tipos de letra fáciles de leer y un espacio amplio entre líneas son tus amigos.
#2 Pregunta solo lo que necesitas
Tanto si se trata de un libro de tapa dura como de un portapapeles con una hoja de registro de entrada y salida, debes registrar la información básica de los visitantes:
- Nombre
- Fecha de la visita
- Persona o empresa visitada
- Hora de entrada/salida
#3 Usa múltiples hojas (pero no las pierdas)
Si tienes filas de espera para entrar, la mejor solución es que puedas utilizar LobbyFix para agilizar tus registros. Sin embargo, si prefieres utilizar papel, te sugerimos que tengas varias hojas de registro a mano para distribuir el flujo de visitantes en tu recepción de forma más uniforme. Eso sí, asegúrate de llevar un control de todas ellas.
#4 Pre-registra a tus visitas
¿Qué es mejor que tener varias hojas de registro a mano? Tener el pre-registro de los visitantes esperados.
Esto implica un trabajo extra por tu parte, la comunicación, para ser exactos, hablando con tus compañeros de trabajo. Si aún no lo haces, tu equipo debería compartir información sobre las reuniones y visitas previstas para el día y/o la semana.
De este modo, puedes tomar todos los nombres y la información relevante de los visitantes previstos e imprimir la lista tú mismo. Tus visitantes verán sus nombres en la lista e inmediatamente se sentirán más bienvenidos, y reducirás el tiempo que tardan en registrarse.
Llegó el momento de cambiar
Muchos de los retrasos de reuniones se deben a las largas filas en la recepción. Es una de las muchas razones por las que recomendamos utilizar un sistema de gestión de visitantes basado en la nube para el registro digital en lugar de papel.
Con LobbyFix, no tendrías que preocuparte de todo el papel que hay que controlar. Tendrías un panel de actividad que te ayudaría a gestionar tus visitantes, tanto los esperados como los que están en el lugar, los que se registran y los que se van. Todos los registros se guardan en histórico para que puedas consultar en cualquier momento y guardar la información de tus visitas.