Las pequeñas y medianas empresas se preocupan principalmente por conseguir y mantener clientes mediante la producción de bienes o servicios de calidad. Los propietarios de las empresas también se enfrentan al considerable reto de convertir montañas de datos en información procesable. La información sobre las ventas, las listas de clientes, el inventario, las finanzas y otros aspectos de su empresa deben gestionarse cuidadosamente. Los sistemas de información en las empresas también pueden ser importantes fuentes de información para hacer crecer tu negocio conteniendo los costos y logrando una ventaja competitiva. Conoce los diferentes tipos de sistemas de información.
Elementos de un sistema de información
Los directivos de las diferentes áreas empresariales que benefician de los sistemas de información en las empresas deben conocer las capacidades básicas de la tecnología de la información, el análisis de datos y los sistemas de inteligencia empresarial. Los sistemas de información de gestión utilizan todas estas capacidades de forma adaptada a la toma de decisiones de los directivos y ejecutivos.
Estos son los elementos que deben hacer parte de sistemas de información en las empresas:
- Acceso a la información: Los directivos necesitan tener un acceso fácil y rápido a la información, incluyendo registros de clientes, datos de ventas, estudios de mercado, registros financieros, datos de fabricación e inventario y registros de recursos humanos para tomar decisiones informadas.
- Recogida de datos: Los sistemas de información de gestión recopilan y cotejan datos tanto de fuera como de dentro de una organización. Estos datos se agrupan y se alojan en servidores o almacenes de datos, que luego se conectan en red con fines de análisis.
- Colaboración: Una de las funciones más útiles de los sistemas de información es la facilidad con la que diferentes departamentos y equipos distribuidos pueden colaborar en la toma de decisiones, teniendo en cuenta cantidades masivas de datos procedentes de diversas fuentes, departamentos o incluso sectores.
- Interpretación: Una vez tomada una decisión, los sistemas de información en las empresas pueden ayudar a los directivos a comprender las posibles implicaciones de esa decisión, actualizando constantemente los datos brutos y prediciendo posibles beneficios o problemas futuros.
- Presentación: La mayoría de los sistemas de información, especialmente los destinados al uso de los directivos, incluyen herramientas diseñadas para crear informes fáciles de entender para que los revisen los directivos de mayor nivel.
Los directivos también pueden aprovechar los sistemas de información diseñados específicamente para las funciones empresariales que afectan a su departamento o cargo. Los sistemas de información de marketing, control de accesos y registros de visitas, los subsistemas de productos, las previsiones de ventas y los sistemas de diseño de productos generan información de gran valor para los directivos. Conoce los diferentes tipos de sistemas de información en las empresas:
Tipos de sistemas de información
Procesamiento de Pagos y Transacciones
Una empresa procesa las transacciones que resultan de las operaciones comerciales cotidianas, como la creación de órdenes de compra, utilizando un sistema de procesamiento de transacciones. Normalmente, en el funcionamiento de estos tipos de sistemas, un usuario introduce los datos de la transacción mediante un terminal, y el sistema almacena inmediatamente los datos en una base de datos y produce cualquier salida requerida.
Sistema de información de gestión
Los gerentes y propietarios deempresas confían en un sistema de información de gestión para obtener datos actuales e históricos de rendimiento operativo, como datos de ventas e inventarios. Periódicamente, se pueden crear informes preprogramados que la dirección de la empresa puede utilizar en la planificación estratégica, táctica y operativa. Por ejemplo, un informe podrá ser un gráfico circular que ilustre el volumen de ventas de un producto por territorio o un gráfico que ilustre el porcentaje de aumento o disminución de las ventas de un producto a lo largo del tiempo.
Sistema de apoyo a la toma de decisiones
Un sistema de apoyo a las decisiones, permite a los directivos de empresas utilizar informes predefinidos o ad hoc para apoyar la planificación de las operaciones y las decisiones de resolución de problemas. Con estos sistemas de información en las empresas, los usuarios encuentran respuestas a preguntas específicas como medio para evaluar el posible impacto de una decisión antes de su aplicación. Las respuestas a las preguntas pueden adoptar la forma de un informe de resumen de datos, como un informe de ventas de productos por trimestre.
Sistema de apoyo a los directivos
El sistema de apoyo ejecutivo, o a directivos, contiene informes predefinidos que ayudan a los directivos a identificar las tendencias a largo plazo en apoyo de la planificación estratégica y la toma de decisiones no rutinarias. Los informes indican al director de la empresa o al propietario sobre un tema, como las tendencias del mercado y las preferencias de los compradores. El sistema también ofrece herramientas de análisis utilizadas para predecir resultados, evaluar el rendimiento y calcular estadísticas basadas en los datos existentes.
Sistemas de operación y mantenimiento
Estos tipos de sistemas de información en las empresas sirven para llevar un control de las instalaciones y reporte de las actividades cotidianas de apoyo a la operación. Un ejemplo de este tipo de sistemas son los sistemas de control de accesos y “visitors management”.
Visitors management es el proceso de seguimiento de todas las personas que entran en un edificio, condominio u oficina. Un visitante puede ser un cliente, un repartidor, un solicitante de empleo, un contratista, un consultor o el primo de algún residente. Básicamente, cualquier persona que no sea un empleado habitual a tiempo completo o residente, es un visitante.