Solo tienes una oportunidad para causar una buena primera impresión a quién te visita por primera vez. En el caso de visitas muy importantes, como potenciales clientes o candidatos a puestos de trabajo relevantes, es aún más necesario superar las expectativas.
Cuando las visitas entran en el edificio, la recepción debe darles una idea de cuál es la personalidad, imagen y prioridades de tu empresa. Esas primeras impresiones deben ayudarte durante las conversaciones y a mejorar la predisposición de quien te visita.
Para eso, hay que tener claro cuál es el propósito de tu lobby o área de recepción.
Tu marca empieza en la recepción
¿Cuál es el mensaje que quieres transmitir con tu lobby? Para la mayoría de las empresas, el mensaje está relacionado con su marca: los valores y características asociadas a ella.
Por ejemplo, si tu empresa busca promocionarse como alegre y divertida, la misión de tu recepción podrá ser energizar e inspirar a todos los que entran por la puerta. Si el objetivo es proyectar una imagen seria, profesional y especializada, el principal propósito de la entrada será evocar esos sentimientos de confianza, eficiencia y competencia. Si eres una marca de lujo, asegúrate de tener algo distintivo desde la recepción, que sorprenda y hasta intimide a quién te visita.
El impacto en las primeras impresiones es fundamental y podrá marcar la relación de esta persona con tu negocio.
Ni siempre es fácil traducir esa misión en un recepción, pero hay 3 maneras en cómo la entrada de tu empresa puede hablar sobre ella: diseño, staff y herramientas.
1. Trucos de diseño o interiorismo para tu recepción
Mismo que tus habilidades para el diseño de interiores sean iguales a las de tu contador, hay algunos trucos básicos que te podrán ayudar a alinear la entrada con la imagen que quieres proyectar de tu negocio. Unos ajustes mínimos, pueden tener una gran impacto.
Espacio
La mayoría de las empresas no tienen la posibilidad o el presupuesto para una recepción enorme y espaciosa. Pero, mismo en espacios mínimos, puedes hacer pequeños cambios para mejorar esa sensación de amplitud. Es esencial remover muebles y/o accesorios que no cumplan con un propósito claro; optar por muebles con un diseño moderno, limpio y que no sean voluminosos.
Para un mejor aprovechamiento del espacio, puedes asegurarte que no tengas visitas esperando en tu recepción por mucho tiempo. Puedes utilizar el software / app de Lobbyfix para agilizar y controlar el proceso de llegada de tus visitantes. Tener menos gente, hará que tu entrada no se vea tan llena y más amplia.
Aún si no hay espacio para un escritorio de recepción, puedes utilizar algún tablet con la app de Lobbyfix instalada para registro y notificaciones con código QR de la llegada de visitantes e invitados.
Decoración
La decoración es clave para complementar toda la experiencia de entrada en un espacio. Diseñadores juegan con diferentes combinaciones de líneas, formas, texturas y patrones de manera a transmitir la imagen requerida.
Una buena manera de obtener inspiración es poder observar las entradas/ lobby de edificios emblemáticos o utilizar referencias que te puedan servir de base.
Color
Adaptar el color de tu recepción a la imagen de tu marca es una de las maneras más rápidas y fáciles.
Si el objetivo de tu lobby es recibir tus visitas de manera acogedora, considera un color más caluroso y divertido. Esta también ayudará a energizar el personal de la entrada y proyectar una cultura más dinámica. Si tienes una perspectiva más relajante, un color frío o neutro podrá ser una mejor opción.
Iluminación
La luz natural es generalmente más acogedora y fácil para los ojos que la iluminación natural. Si posible, distribuye el mobiliario de manera a que maximice la entrada de luz natural en el espacio.
Sin embargo, considerando la luz artificial, ya existen lámparas que simulan el efecto de la iluminación natural. Puedes experimentar con ellas y probar cuál se ve mejor con el área de recepción.
2. Staff en el lobby
No hay nadie en la entrada. Solo una fila creciente de visitas impacientes y frustradas. Finalmente, alguien de la recepción aparece pero tiene que checar y registrar a todos manualmente mientras batalla con llamadas en el teléfono. No es un buen comienzo para una reunión importante.
Situaciones como esta suceden a diario en múltiples edificios. En este caso, tener un sistema como Lobbyfix que te permita hacer esa gestión de llegadas, es esencial.
Adicional a un correcto manejo del flujo de visitantes, el tono y el discurso de quién los recibe es también relevante. Por ejemplo, empresas que quieren impresionar a sus invitados, podrán optar por un saludo más formal, mientras que negocios que desean transmitir una imagen más acogedora y familiar, adopten un tono más informal.
Desde un punto de vista estético, es importante mencionar que el personal de recepción siga también la filosofía de la marca. Una tech startup hipster no querrá tener en la recepción a alguien de traje y corbata. El caso será diferente para una oficina de abogados o una marca de lujo.
Es importante mencionar que el código de vestimenta del personal de entrada no deberá ser diferente del resto de la empresa; para una imagen coherente y cohesiva, todos deberán tener el mismo dress code.
3. Proceso de check-in
Con el argumento de hacer la operación más segura, la administración de los edificios mantiene registros de todo el flujo de personas. Esto hace que el proceso actual de ingreso sea tardado, tedioso y poco seguro.
El check-in en recepción es la gran oportunidad para que las empresas se diferencien y creen un sentimiento positivo desde la puerta de entrada. Demasiadas organizaciones se olvidan de este paso. La bienvenida no empieza con el “Hola”; empieza desde que ponen el pie en el edificio.
Causar una buena primera impresión, eficientar el proceso en recepción y proporcionar a las visitas una excelente experiencia.
Lobbyfix te ayuda a gestionar todo este proceso, de manera ágil y segura, proporcionando una solución tecnológica y profesional, sin costos de implementación y con plan gratuito. Puedes llevar todo el registro digital de las personas que entran y salen en el edificio, identificar en tiempo real quién se encuentra en las instalaciones y agilizar el proceso de registro de visitas, pedidos y paqueterías.