6 formas de mejorar el acceso de visitas

¿Quieres mejorar el acceso de visitas? 

No importa si tienes un coworking space o trabajas en una oficina corporativa, la primera impresión que generas sobre tus visitas y potenciales clientes, puede ser clave para el éxito de las negociaciones.

En toda empresa, ya sea grande o pequeña, se producen diariamente multitud de visitas, algunas de ellas institucionales, otras meramente empresariales o comerciales, e incluso, en menor medida, personales. Independientemente de su formalidad y relevancia, la empresa puede aprovechar estas visitas para generar cercanía y potenciar su marca.

Sean del tipo que sean, la llegada de visitas, en beneficio de la mejor imagen de la empresa, se deben tener estructuradas de acuerdo a las características propias del negocio.
El orden en el recorrido o el tiempo de duración, todo cuenta en cuanto a la imagen que transmitimos a quienes nos visitan. Por ello, las buenas manerasla cortesía y el orden deben cuidarse al máximo.

En LobbyFix estamos convencidos de que dar un excelente servicio a cliente no tiene porque ser caro. Te damos algunos consejos sencillos de implementar en tu espacio para hacer la llegada y el acceso de visitas una mejor experiencia:

1. Planea la visita e Infórmate

Si eres tú quien organiza la visita y no es una solicitud externa, determina bien a quién vas a invitar en cada caso, dependiendo de las pretensiones, comerciales, institucionales o promocionales. No es lo mismo organizar una visita para unos posibles clientes que para recibir a visitas personales. Envía las invitaciones en las que se indique la fecha, la duración, el motivo de la visita, cómo llegar y que puedan efectuar su pre-registro digital de manera a que se proceso de llegada el más fluido posible.

2. Comunicación previa

La forma como comunicas con tus visitas aún antes de conocerlas o de que lleguen a la puerta de entrada, es tan relevante como la comunicación en persona. A partir de este momento ya estás causando una primera impresión, que puede ser fundamental para la relación comercial.

Debes también poner en práctica tu espíritu investigador. Si quieres sorprender a tu posible cliente, infórmate sobre quién es, cuáles son sus preocupaciones y qué soluciones le garantizas para estar en el top of mind de su sector.

3. Invierte en tu recepción

Suena obvio, pero tu área de recepción ya debe ser una extensión de tu marca/ negocio, donde se generan primeras impresiones. Es una oportunidad de oro para comunicar con el cliente. ¿Cuál es el mensaje que quieres transmitir? Para la mayoría de las empresas, el mensaje está relacionado con su marca: los valores y características asociadas a ella.

4. Evita hacerlas esperar en la entrada

Cuando alguien tiene una cita en alguna empresa, lo más probable es que quede por teléfono y cuando llegue al lugar, le pidan que se anote en una libreta para que la empresa puede tener el registro.

Después de eso hay un tiempo de espera en lo que le avisan a la persona con la que tiene la reunión. Todo este toma tiempo, genera una aglomeración de gente en la entrada, es frustrante y ya no hace mucho sentido en pleno siglo XXI.

Además, si el lobby de entrada no es amplio, para un mejor aprovechamiento del espacio, puedes utilizar el software / app de Lobbyfix para agilizar y controlar el proceso de llegada de tus visitantes. La manera en la que funciona es a través del nombre y correo electrónico de las visitas. La identificación es personal, con un código QR, se puede leer por los celulares de cada persona, siendo así que el contacto mínimo y hace más efectivo el check-in en las instalaciones.  

5. Sirve un café decente

Esta sí es imporantísima. No hay perdón para seguir sirviendo café instantáneo. Te puede parecer que un café bueno es irrelevante y representa un costo adicional. Errado. El café dice mucho sobre la empresa, afecta la percepción de los invitados y visitas sobre tu marca/ negocio y refleja lo cuanto valoras al personal que trabaja contigo y tus clientes.

Además, si un potencial cliente llega y tiene una mala experiencia desde luego con el café, ya no estará tan de buenas en la junta, ¿verdad?

6. Self-Service y Autonomía

Desde el momento que llegan, las visitas tienen una gran falta de independencia: seguridad tiene que notificar su llegada, necesitan que alguien baje por ellos y que los acompañen a la sala de juntas. Hay que estar siempre llevándolas de la mano y eso es incómodo. Para todos.

Cuando el proceso de check-in es automatizado, el acceso de visitas se puede realizar por ellas mismas con su celular. Así, tendrán mayor autonomía y no dependen tanto de la ayuda de terceros en toda su estancia en el edificio. Además, utilizando una app como LobbyFix, las visitas podrán tener acceso directamente (si así requerido) al wifi de invitados y con instrucciones para identificar la sala en dónde se realizará la reunión.

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