Una buena comunicación en las empresas garantiza la claridad para todos los miembros de la organización. Pero, ¿qué es una comunicación interna eficaz y cómo funciona? Este artículo repasa el valor de la comunicación interna en las empresas y cómo la transparencia, la comunicación y la retroalimentación conducen al éxito.
La forma de comunicar un mensaje es tan importante como el propio contenido. En lo que respecta a la comunicación interna, esto es ciertamente cierto. La cultura de la empresa puede dar a una organización una importante ventaja estratégica en estos tiempos de cambio. Pero lo que constituye su cultura -objetivos, valores y prácticas- debe transmitirse eficazmente de acuerdo con las mejores prácticas si los empleados van a entenderla y actuar en consecuencia. Por lo tanto, es esencial centrarse no sólo en lo que se comunica, sino también en cómo se comunica.
¿Qué es la comunicación interna en las empresas?
La comunicación interna en las empresas sirve para compartir información sobre la organización para que los empleados y personal puedan realizar bien su trabajo. Mantiene a la gente informada.
Muchas empresas ignoran que para ser competitivas y enfrentarse con éxito al mercado, han de saber motivar a su equipo humano, retener a los mejores, inculcarles una verdadera cultura corporativa para que se sientan identificados y sean fieles a la organización. Y es precisamente aquí donde la comunicación interna se convierte en una herramienta estratégica clave para dar respuesta a esas necesidades y potenciar el sentimiento de pertenencia de los empleados a la compañía para conseguir retener el talento.
Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la empresa, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los empleados, la dirección y los diferentes departamentos de la empresa son algunos de los objetivos que persigue la comunicación interna en las empresas.
Buenas prácticas para la comunicación en las empresas
Poner en práctica este concepto no es tan difícil como parece. Hay buenas prácticas que pueden mejorar significativamente el flujo de información dentro de la empresa.
#1 Define un plan de comunicación
¿Qué quieres que la comunicación interna haga por tu equipo y tu empresa? ¿Cómo vas a lograrlo? ¿En qué punto te encuentras ahora mismo y qué necesitas mejorar? ¿En cuánto tiempo te gustaría alcanzar los objetivos?
Antes de nada, utiliza tus respuestas a este tipo de preguntas para crear una estrategia y/o un plan de comunicación interna. La forma en que lo diseñes depende de ti: hazlo tan simple o elaborado, general o específico como quieras. Una estrategia bien formulada debería mantenerte en el camino y hacerte más eficiente para alcanzar el éxitos. Como mínimo, te dará una idea de por dónde empezar.
En el caso de la comunicación interna, los objetivos cambian de empresa a empresa, pero algunos más conocidos son:
- aumentar la participación de los colaboradores en la organización;
- impulsar el nivel de satisfacción de los empleados;
- disminuir la rotación de empleados;
- mejorar la participación de los profesionales en las reuniones estratégicas o en las acciones sociales de la compañía;
- y potenciar el índice de metas logradas por empleado o equipo.
#2 Mensajes claros y simples
La simplicidad en los diálogos es un requisito básico en la comunicación interna. No importa si un mensaje viene de arriba hacia abajo o entre distintos departamentos, pues necesita ser comprendido por todos los receptores.
Y para que eso pase, es importante que cada uno conozca bien el perfil de quienes recibirán la información.
#3 Comunicación entre departamentos
Cualquier tipo de barrera entre las diferentes áreas de una empresa solo refuerza la creación de grupos apartados y la retención de información relevante.
No es razonable que los empleados tengan que llenar formularios o agendar horarios para ponerse en contacto con sus superiores o compañeros de otros sectores.
Los procesos necesitan ser sencillos y rápidos, lo que puede ser hecho, por ejemplo, con la eliminación de barreras físicas, con la inclusión de un área de descanso común o la utilización de un software de comunicación interna.
#4 Transparencia
La transparencia es más que una política, es una mentalidad. La transparencia es crucial para las comunicaciones en las empresas porque genera confianza, responsabilidad y diálogo abierto. Si tu equipo tiene la sensación de que se le deja en la oscuridad en ciertos asuntos, puede tener miedo de hacer preguntas y compartir sus opiniones sobre esos asuntos. No toda la información puede ponerse a disposición de todos, por supuesto, pero mantener al menos cierta transparencia puede tener enormes efectos en la armonía y la relación dentro de la empresa.
#5 Abre canales de contacto
La comunicación no puede seguir siempre el modelo descendente. Con la fluidez de la información en las empresas hoy en día, los líderes tienen que saber escuchar; tienen que ser capaces de recibir y de enviar.
No limites tu “política de puerta abierta” al espacio físico de tu oficina. El sistema de comunicación interna debe facilitar que cualquier empleado se ponga en contacto con otro de la empresa, incluida la alta dirección. Si abres las líneas de comunicación de esta manera, los miembros del equipo se sentirán bienvenidos a hablar con los demás en lugar de sentirse intimidados. Tanto si se trata de una gran empresa como de una startup, esta práctica de comunicación interna acorta las distancias y ayuda a construir relaciones receptivas y honestas entre los empleados.
Herramientas de comunicación interna
Tu equipo ya tiene trabajo suficiente, así que lo último que necesita es un sistema de comunicación interna molesto y lleno de fricciones. Afortunadamente, el creciente interés por las mejores prácticas de comunicación interna ha traído consigo numerosos programas que lo hacen sencillo y sin complicaciones. Mantenlo así para asegurarte de que tus empleados participen y realmente lo disfruten.
Las herramientas que fomentan las mejores prácticas de comunicación en las empresas incluyen:
- Implementar un software de chat en la empresa como Slack, Microsoft Teams o Google Hangouts.
- Utilizar la tecnología de la nube, como Google Drive o Dropbox siempre que sea posible.
- Utilizar una plataforma para todo el correo electrónico, calendarios, documentos, etc. (por ejemplo, Google, Apple, Microsoft).
- Implementar plataformas como LobbyFix para agilizar procesos y registros.
