Todas las instalaciones, ya sea un fraccionamiento, hotel, hospital, escuela o una oficina corporativa, tienen como objetivo mantener la seguridad como su máxima prioridad. Sin embargo, la mayoría de las entradas de las oficinas no son seguras y la razón es el uso de un cuaderno de registros y libreta de visitas manuales y en papel para registrar los datos.
Ahora más que nunca, es crucial estar atento a la seguridad en el lugar de trabajo: las personas que entran y salen del edificio. La seguridad de la propiedad y del personal es primordial, pero el la libreta de visitas tradicional no es adecuada en lo que respecta a los peligros de seguridad y la necesidad de agilidad.
Para mitigar los problemas y riesgos de seguridad, es imprescindible que las organizaciones implementen un cuaderno de registros digital.
¿Qué es un cuaderno de registros de visitas?
Un cuaderno de registros es una herramienta esencial que ayuda a registrar quién entra y quién sale de su oficina. Se trata de una libreta de visitas que lleva la cuenta de los visitantes en las instalaciones, su identidad, la empresa a la que representan, a quién han venido a visitar, el motivo de su entrada, los datos de contacto, la hora de entrada y la hora de salida.
Los libros de registro de visitantes pueden ser tanto en papel como digitales. Una libreta de visitas en papel en la recepción es un libro tradicional que requiere que los invitados rellenen un formulario con sus datos de contacto, la hora de entrada y la persona a la que visitan.
En cambio, un libro de visitas digital como LobbyFix es una versión automatizada y agilizada en la que la información se introduce con la ayuda de la tecnología. Puede capturar fotos estáticas de los visitantes, registros con códigos QR, escaneo de tarjetas de identificación, y otras cosas que ayudan a hacer más seguro el lugar de trabajo o residencia.
Además, un libro de visitas en línea mantiene registros digitales de todos y cada uno de los visitantes que entran y salen. También genera notificaciones y alertas en caso de emergencia para informar a los visitantes del lugar de cualquier peligro.
Se acabaron los días en los que había que hojear cientos de páginas para encontrar los datos de un determinado individuo.
¿Por qué es imprescindible para tu espacio?
Ahora más que nunca, la seguridad es la máxima prioridad para todas las instalaciones, incluidas las oficinas corporativas y espacios residenciales. Mantener las instalaciones seguras es indispensable para la seguridad de los empleados, inquilinos y residentes.
Se prevé que el mercado de sistemas de gestión de visitas crezca en los próximos cinco años, lo que reitera la importancia de implantar uno. Hay numerosas razones que pueden contribuir a que las organizaciones necesiten implementar un libro de visitas. Entre ellas se encuentran:
- Seguridad y protección – control de acceso y aumento de la seguridad general del lugar de trabajo
- Vigilancia en situaciones de emergencia – conocer a los visitantes en el lugar
- Análisis de la información – datos de los visitantes entrantes y salientes que pueden ser necesarios para muchos fines
La transición al digital de la libreta
Muchas empresas han migrado a un cuaderno de registro de visitas digital y han agilizado sus procesos de registro de entrada y de mantenimiento de datos. Gracias a un sistema de gestión de visitas, la libreta de visitas digital ofrece una gran variedad de ventajas.
El registro de visitas de baja tecnología no sólo hace que tu organización parezca anticuada, sino que tampoco protege la información de los visitantes, ya que está a la vista de usuarios no autorizados.
Fácil check-in y check-out
Un sistema de libro de visitas digital proporciona comodidad y garantiza la seguridad. Le ahorra el tiempo y las molestias que conlleva un proceso de registro manual. Además, permite que los visitantes se registren en cuestión de segundos escaneando sus pases de acceso con código QR (registro sin contacto).
Conoce cómo LobbyFix te puede ayudar en el control de entradas y salidas de personal
Los detalles de los visitantes, como el motivo de la visita, el nombre de la persona a la que quieren visitar y otra información, pueden capturarse fácilmente y almacenarse con su foto para facilitar el acceso.
Instalaciones más seguras
A diferencia de un registro en papel, un libro de visitas digital captura automáticamente toda la información sensible de un visitante durante el proceso de registro. Puede reconocer y restringir fácilmente la entrada de visitantes en la lista negra o no autorizados.
Además, también puede controlar la estancia de los visitantes. Es decir, el sistema también le avisa de los visitantes que se quedan más de lo debido. Proporcionando acceso a los detalles de ese individuo para asegurarse de que está autorizado a estar en las instalaciones.
Información todo el tiempo y en cualquier dispositivo
Cuando se trata de la seguridad de los datos, los libros de registro en papel no son capaces de proteger la información confidencial de sus visitantes como lo hace un libro de registro digital basado en la nube.
Cualquier empleado o invitado puede pasar por allí y comprobar los registros de los visitantes en el libro en papel. Exponiendo su información de contacto, lo que supone una invasión de la privacidad.
En cambio, un libro de visitas digital almacena automáticamente la información de las entradas y salidas de los huéspedes. Todo ello protegiendo el acceso a la información de usuarios no autorizados y otras personas.
Además, es mucho más fácil recuperar la información del sistema digital. Se puede acceder a los datos personalizados con sólo unos pocos clics de una fecha y hora específicas. Se acabaron los días en los que había que hojear cientos de páginas para encontrar los datos de un determinado individuo.
