¿Tus instalaciones reciben visitas cada día? ¿Cómo haces para permitir el acceso sólo a las personas autorizadas? ¿Y cómo hacer que los visitantes sean reconocibles y se registren? Es muy fácil. Puede hacerlo creando un gafete de acceso y credenciales con código QR desde LobbyFix.
En LobbyFix, hemos ayudado a miles de empresas a diseñar sus gafetes de acceso y hemos aprendido algunas cosas por el camino. Pensamos que sería una buena idea compartir algunas de estas cosas aquí, incluyendo cómo generar las credenciales con código QR.
Los consejos que encontrarás a continuación son genéricos, pero la mayoría de los ejemplos provienen de LobbyFix.
¿Qué es un gafete de acceso?
Los gafetes de acceso se utilizan habitualmente en entornos laborales, empresariales y educativos, como las escuelas, para identificar fácilmente a los visitantes. En algunas organizaciones (especialmente con altos niveles de seguridad), incluso los empleados están obligados a tener un gafete de acceso puesto todo el tiempo. Todo depende de las políticas de la empresa.
Los gafetes de identificación de visitantes pueden ser válidos durante un periodo de tiempo determinado, o utilizarse sólo para una visita, y sirven como una gran medida de seguridad que evitará que los visitantes no deseados entren en el edificio.
Un gafete de acceso normal contiene el nombre y el apellido del visitante. Además, una plantilla de pases de visitante puede incluir el nombre del anfitrión, el nombre de la empresa, una foto, la fecha de la visita, un código de validez, un código QR, iconos de salud y seguridad, etiquetas de tipo de visitante o el wifi.
¿Cuáles son los beneficios de usar gafetes y credenciales de acceso?
Por razones de seguridad, es posible que tus visitantes estén obligados a llevar etiquetas con su nombre todo el tiempo.
Si no hay una sola entrada y salida es bastante fácil que un extraño pase por la recepción sin ser visto. Sin embargo, si no llevan gafete, el personal de seguridad u otros trabajadores de la oficina los descubrirán fácilmente.
Si los invitados llevan credenciales de acceso, siempre sabrás quién es quién, sobre todo si la foto del visitante está impresa en el gafete. Y si alguien se pasea sin una credencial, probablemente no se haya registrado en la entrada y no debería estar en el edificio.
También es importante agregar una fecha de validez a la credencial. Así se evitará que los visitantes utilicen el gafete de acceso que recibieron en el pasado para entrar en el edificio en otro momento.
Los gafetes de los visitantes pueden ser fácilmente falsificados, por lo que, para mayor seguridad, puede hacerlos únicos añadiendo una credencial con código QR a través del panel de control de LobbyFix. Sólo después de escanear su credencial con código QR en la recepción, el visitante podrá pasar.
Integrar las credenciales de acceso con un sistema de gestión de visitantes
Los gafetes y credenciales de acceso se creaban manualmente en la recepción. Había una simple plantilla en la que el recepcionista escribía el nombre de cada visitante. Pero este método ha quedado obsoleto por varias razones:
- Hace el proceso de registro bastante tardado.
- Es propenso a errores (¿quién no ha escrito mal su nombre?)
- No se ve profesional.
- No permite agregar mucha información en el gafete.
- Con un sistema de gestión de visitantes, la credencial con código QR se puede imprimir y puede mostrar mucha más información útil. Esto supone un gran ahorro de tiempo tanto para el recepcionista como para el visitante.
