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Hot desking: ¿Qué es? Las ventajas y desventajas para tu empresa

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Hoy en día, nuestros lugares de trabajo cuentan con smartphones, tablets, laptops y una enorme cantidad de programas y softwares informáticos. También por la introducción de esquemas híbridos de trabajo (presencial y remoto), el lugar de trabajo tradicional (arcaico) está cambiando. El “hot desking” es el proceso en el que los trabajadores de oficina no tienen ningún asiento asignado. En su lugar, pueden tomar un asiento libre.

¿Qué es el hot desking?

El “hot desking” es una tendencia en la que los trabajadores toman cualquier escritorio disponible, en lugar de tener un espacio asignado o un escritorio de oficina permanente. Se dice que el término deriva del término “hot racking”. Es un concepto que hace referencia a la práctica de que marineros con diferentes turnos compartan la misma litera.

Hoy en día, en lugar de pertenecer a una sola persona, los escritorios, cubículos u oficinas privadas pueden tener varios propietarios que los ocupan en diferentes momentos. Los coworkings y business centers han ayudado a que esta práctica fuera común en los espacios abiertos y comunitarios.

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Ventajas del hot desking

Una de las más importantes es el costo. El hot desk ayuda a reducir los gastos inmobiliarios innecesarios al eliminar el exceso de espacio. Este ahorro de gastos puede ser útil para las empresas en las que los trabajadores pasan gran parte de su tiempo viajando, o pasan parte de la semana trabajando a distancia. El hot desk se utiliza con frecuencia en los espacios de coworking, donde más de una empresa comparte el mismo espacio, lo que supone un ahorro de costos adicional.

Otra ventaja es que los usuarios de hot desk tienen la oportunidad de estar cerca de colegas a los que no verían de otra manera. Esto refuerza las relaciones, promueve un mejor trabajo en equipo y mejora la relación entre departamentos.

Facilitar la colaboración es también una ventaja del hot desking. Por ejemplo, si hay cinco departamentos diferentes trabajando en un proyecto, tener un entorno de trabajo flexible con un modelo de hot desking aumenta la eficiencia. Puede permitir que los proyectos se amplíen y reduzcan mucho más rápidamente a medida que cambian las necesidades de la empresa.

Desventajas del sistema de hot desk

Hay algunas cosas que los responsables de las instalaciones deben tener en cuenta antes de adoptarlo en su propia empresa.

La primera es que a algunos trabajadores no les gusta no tener un espacio que no puedan personalizar a su gusto. Encontrar un espacio disponible puede restarles tiempo y productividad. Y aunque el trabajo en “hot desking” puede reunir a trabajadores de diferentes áreas, en algunos casos puede provocar aislamiento y falta de cohesión del equipo cuando el personal trabaja a distancia.

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Consideraciones para su implementación

¿Cómo se implementa el hot desking de forma eficaz?

Aunque es popular entre los trabajadores más jóvenes que adoptan tendencias laborales como el trabajo híbrido, los horarios flexibles y el trabajo a distancia, no toda la gente es fan. Los trabajadores de más edad, que prefieren una mayor estabilidad, no están tan satisfechos. A algunos no les gusta tener que cargar con laptops u otros objetos de un lugar a otro.

Si estás pensando en aplicar la política de “hot desking” en tu empresa, debes tener en cuenta aspectos como la demografía de tu oficina, la cantidad de trabajadores a tiempo parcial frente a los de tiempo completo, el tipo de trabajo de cada departamento y el espacio en el edificio.

Limpieza

Teniendo a una mezcla de personas diferentes utilice el mismo espacio, la limpieza puede ser esencial. Abundante desinfectante de manos y toallitas antibacterianas es fundamental para todo el personal. También podrás pedir a cada trabajador que limpie su mesa y la superficie de su laptop antes de salir. Esta precaución es especialmente importante en los meses de invierno, cuando las enfermedades son frecuentes.

Tecnología y comunicaciones

Cuando los trabajadores no tienen un escritorio asignado, la empresa tiene que asumir una carga adicional de logística tecnológica. ¿Tendrá cada puesto de trabajo una computadora? ¿O sólo tendrán tomas de corriente o un enchufe para las laptops? ¿Y cada trabajador tendrá su propio portátil o la empresa los guardará para su uso?

La comunicación es otra consideración importante. Sin el teléfono tradicional de la oficina, ¿cómo pueden los trabajadores ponerse en contacto con los clientes y entre sí? ¿O cómo se pueden notificar visitas? LobbyFix da una ayuda importante ya que permite que los empleados sean notificados y acepten el paso de sus visitas desde su correo electrónico y celular.