La cruzada
¿Cuántas veces has estado en la situación de escribir o deletrear tu nombre en la recepción de un edificio de oficinas o en un condominio?
El proceso actual es tedioso, tardado y depende de qué tan bonita es la caligrafía de las personas.
Llegas con prisa, el libro de registro ya tiene un aspecto horrible, le falta espacio, cada quien pone lo que se le da la gana y la pluma ya no escribe bien. Después, tienes que entregar tu identificación, tomar una foto y esperar que te permitan la entrada.
Pero… La persona a quién vas a visitar (tu anfitrión) se olvidó de dar tu nombre en la recepción y no te pueden encontrar en la lista de visitas aprobadas. Tienen que llamarla.
Sucede que esa persona no está en su lugar y no contesta en ese momento. Y ahí estás tú, esperando en el lobby, intentando contactar a alguien por mensaje y con una larga fila de gente ya suspirando detrás de ti.
Los minutos pasan y te preocupas por el tiempo que vas a tener a menos en tu junta. Si esta se extiende, vas a tener que mover todas tus citas del día. Unos minutos más…
Por fin, lograron contactar a tu cita. ¡Conseguiste pasar por la seguridad del edificio!
Subes al elevador y, si estás en un edificio de oficinas multi inquilino – con varias compañías – es muy probable que te enfrentes a un nuevo desafío: una nueva recepción, ahora de la empresa que realmente vas a visitar.
La situación actual
Esta no es la primera impresión ideal para cualquier visita. Con el argumento de hacer la operación más segura, la administración de los edificios mantiene registros de todo el flujo de personas. El problema es que esos registros están en papel, son fácilmente adulterados y carecen del tipo de agilidad que se espera en el siglo XXI.
Lobbyfix es una plataforma que simplifica toda esta operación y la hace más segura. Sin llamadas, sin papel y sin problemas.
Otro problema es la seguridad: muchas veces se realiza el proceso de check-in pero no de check-out, no existiendo manera de revisar si la persona se encuentra en el edificio o no. La coordinación entre inquilinos y el equipo de seguridad, también puede ser un problema, ya que requiere planeación anticipada. Cambios de última hora, generalmente no se reflejan en el sistema, resultando en inconveniencias para la empresa, el equipo de seguridad o recepcionistas y, sobre todo, para las visitas.
Todo esto, juntando a un proceso que es tedioso, tardado y que depende de qué tan bonita es la caligrafía de las personas. Pero hay una solución.
La solución
Lobbyfix es una plataforma que simplifica toda esta operación y la hace más segura. Puedes llevar todo el registro digital de las personas que entran y salen en el edificio, identificar en tiempo real quién se encuentra en las instalaciones y agilizar el proceso de registro de visitas, pedidos y paqueterías.
Lobbyfix facilita el proceso de notificación de visitas, pedidos y paqueterías a sus inquilinos
Todos los inquilinos también podrán descargar la app de Lobbyfix para crear pre-registros de visitas para que puedan acceder a través de un código QR, aprobar o rechazar el pasaje de sus visitantes en la recepción y recibir notificaciones de si ha llegado algún pedido o paquete al edificio.
Sin llamadas, sin papel, sin pluma y sin problemas.
Por lo general, hay 5 errores en el proceso de recepción que las empresas enfrentan actualmente:
Problema #1: Mala primera impresión de la empresa
Las primeras impresiones cuentan. Mucho. El escenario arriba descrito no ayuda en nada a crear una buena imagen de la empresa y sus procesos.
Solución: En lugar de utilizar un libro de registros en papel, los visitantes pueden acceder con el código QR proporcionado por el anfitrión en el pre-registro e introducir su propia información. El anfitrión será notificado en su app y podrá aprobar directamente el acceso. Este proceso ágil dará una imagen profesional de la empresa sin tener que involucrar demasiado el equipo de seguridad/ recepción.
Problema #2: Falta de seguridad
Los procesos actuales de la gran mayoría de los edificios no son muy seguros. Los registros en papel se pueden falsear y perder fácilmente.
Solución: Tener un registro digital y un histórico de toda la información permite la correcta consulta y veracidad de los datos. También, en caso de emergencia o de algún problema, se puede identificar en tiempo real quién está en el edificio y proceder a su evacuación, incluyendo a visitantes.
Problema #3: Pérdida de tiempo
Esperar en la entrada, andar manoseando el libro de registros, dejar una identificación y esperar a que marquen para que nos dejen pasar, toma tiempo. Mismo que todo salga bien.
Solución: Existiendo el pre-registro de visitas, la autenticación y check-in de las visitas es automático. Cuando un visitante llega al edificio, podrá entrar con su código QR y una alerta llegará a su anfitrión. Fácil y rápido.
Problema #4: Falta de comunicación
Ni siempre estamos en nuestro escritorio o cerca del teléfono para que nos avisen quién llegó. Basta que nuestra visita llegue en uno de esos momentos y ya le tocará esperar en la recepción.
Solución: Así que se da el registro de llegada de una visita, el anfitrión recibirá en su app de Lobbyfix una notificación y/o un e-mail, pudiendo aprobar o rechazar su entrada. La comunicación es rápida, consolidada y accesible para todos.
Problema #5: Falta de autonomía
Desde el momento que llegan, las visitas tienen una gran falta de independencia: seguridad tiene que notificar su llegada, necesitan que alguien baje por ellos y que los acompañen a la sala de juntas.
Solución: Cuando el proceso de check-in es automatizado, los visitantes lo pueden realizar por ellos mismos con su celular. Así, tendrán mayor autonomía y no dependen tanto de la ayuda de terceros en toda su estancia en el edificio.