Las empresas exitosas siempre están buscando nuevas y eficientes formas de optimizar sus operaciones. Transformar sus espacios en oficinas sin papel es un paso muy importante para el crecimiento del negocio. Sé una empresa Paperless.
Como referencia, en promedio, cada persona en los Estados Unidos utiliza más de 225 kilos de papel anualmente. Esto significa que el 40% de la explotación forestal industrial del mundo está centrada en el proceso de fabricación de papel.
Según The Paperless Project, el costo de mantener un archivador al año en una empresa ronda los 1.500 dólares, con un costo medio por documento de 20 dólares, 125 dólares por documento mal archivado y 350 dólares por cada documento perdido.
Además, los empleados pueden perder hasta un 40% de su tiempo buscando documentos en papel. Y aproximadamente el 20% de las impresiones ni siquiera se recuperan de las impresoras.
Esto no solo supone un desperdicio innecesario, sino que también deja los datos confidenciales expuestos a cualquier empleado o visitante (aunque si controlas el acceso a tu oficina, esto podrá ser menos preocupante).
Herramientas digitales para oficinas sin papel
Es fácil caer en una zona de confort y llevar a cabo el negocio como siempre, especialmente si ha funcionado durante años. Aunque es una forma cómoda de llevar una empresa, también significa que sus operaciones pueden quedar estancadas, y tal vez quedarse atrás con respecto a la competencia.
No descuides las ventajas de oficinas sin papel simplemente porque estés anclado en tu negocio. Sé ecológico, aumenta la productividad, optimiza el flujo de trabajo, reduce los gastos de suministros de oficina y convierte los documentos en papel en formatos electrónicos.
Sin embargo, no elimines el papel sin tener una alternativa válida y que te ayude a mejorar tus procesos. Por ejemplo, puedes empezar por la recepción. Al implementar un sistema de gestión de visitantes online, puedes obtener el beneficio adicional de reemplazar cuestionarios de salud en papel, formularios, hojas de registro, acuerdos legales, recordatorios y más en la recepción.
7 pasos para hacer tu negocio paperless
#1 Gestiona tus contratos de manera digital
Desde el momento en que se crea una empresa, se generan contratos y documentos. Ahora podemos prescindir de los documentos y acuerdos legales impresos utilizando herramientas como EasyLex para firma de gestión de contratos. Esto, por supuesto, reduce el uso de papel y acelera el proceso para que los clientes y visitantes firmen y compartan acuerdos.
Combina esta herramienta con los sistemas de gestión de archivos como Google Drive o Dropbox, que tienen controles de acceso de los usuarios para proteger la confidencialidad de la información.
#2 Utiliza apps para tomar notas
Tomar notas de manera digital significa evitar pilas de cuadernos que se acumulan en el escritorio, archivadores y en los botes de basura.
Piensa en todo el tiempo que pierdes rebuscando entre todas tus notas de papel. Este es uno de los grandes enemigos de una oficina paperless
Con apps como Microsoft OneNote, Google Keep o Evernote, puedes tomar notas digitales y también compartirlas en diferentes plataformas. También puedes hacerlo desde múltiples dispositivos, añadir usuarios para editarlas y presentarlas de manera atractiva, si necesario.
#3 Considera redecorar tu escritorio sin post-its
¿También te pasa tener post-its colgados por todos lados? Algunos ya ni pegan bien y andan paseando por el escritorio. Tradicionalmente, hemos utilizado post-its o listas de tareas para hacer un seguimiento de las mismas.
Pero, considera una redecoración de tu escritorio sin post-its. Aplicaciones como Todoist y Google Tasks nos permiten gestionar las tareas de forma más eficiente y sin papel. También puedes definir alertas y recordatorios para que nada se te pase.
#4 Aplicaciones para la gestión de proyectos
Las herramientas de gestión de proyectos, como Asana, Trello o Monday son excelentes formas de hacer un seguimiento de las hojas de ruta y los entregables, e incluso de asignar responsabilidades en varios dispositivos y plataformas.
Atrás quedaron los días de escribir e imprimir largos informes, diagramas de Gantt, infografías y líneas de tiempo.
#5 Facilita la comunicación digital
Apps como Whatsapp y Messenger han permitido que la gente se comunique más fácilmente en todo el mundo. Esto, combinado con las mejoras en la eficiencia y la productividad de las organizaciones, ha hecho que estemos más conectados que nunca.
Del mismo modo, Slack o Skype for Business son ejemplos de herramientas que han permitido a los empleados comunicarse entre sí en tiempo real y sin el riesgo de que los memorandos, informes y otros documentos en papel se apoderen de nuestros espacios de trabajo.
#6 Genera y envía facturas electrónicas
No descuides las áreas financieras en la creación de una oficina sin papel. Las facturas impresas pueden suponer rápidamente un importante desperdicio de papel. No sólo son un desperdicio, sino que también pueden causar posibles problemas de seguridad.
En su lugar, aprovecha las ventajas de la facturación en línea para que la oficina paperless sea más segura y fácil para tu empresa. Zoho Invoice es una herramienta que te podrá ayudar en este proceso y Fondimex a validar las facturas.
#7 Elimina tu libro de registro de visitas
El registro de visitantes es muy importante para la agilidad y seguridad de un espacio. Olvídate de los libros de visita obsoletos y transforma tu negocio con oficinas sin papel.
Desde LobbyFix puedes llevar un control de digital de accesos, crear pases de visita y almacenar toda la información de entradas y salidas del corporativo. Todo esto sin tener que andar consultando cuadernos de datos e intentar entender la caligrafía y ortografía de cada quien.
