Los gestores de instalaciones y administradores de oficinas tienen muchas responsabilidades. Tienen que asegurarse de que los principales activos físicos de su empresa estén en condiciones óptimas de funcionamiento y optimizar la infraestructura de la empresa para servir mejor a los empleados y visitantes. Con las herramientas de gestión de instalaciones, los administradores de las mismas pueden evitar posibles fallos y realizar su trabajo sin problemas.
Para alcanzar ese objetivo, los gestores de oficinas, edificios e instalaciones suelen tener que hacer malabarismos con las órdenes de trabajo, llevar un registro de las herramientas y el inventario disponibles para las reparaciones, recordar el mantenimiento de los equipos y otros activos según lo previsto, entre otras muchas tareas diarias.
Los mejores gestores de instalaciones trabajan para adelantarse a todos los posibles errores, y pueden hacerlo más fácilmente con la ayuda de las siguientes herramientas.
Herramientas para Administradores de Instalaciones, Edificios y Oficinas
Sistema de Gestión de Activos
Un administrador de instalaciones y oficinas es el principal responsable del mantenimiento de los activos del lugar de trabajo. Desde los escritorios hasta las fotocopiadoras, pasando por las mesas de trabajo y los estacionamientos. Tiene que asegurarse de que todos los activos físicos del lugar de trabajo están cuidados.
¿Qué es un sistema de gestión de activos?
El sistema de gestión de activos hacen un seguimiento del ciclo de vida de MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones), asegurando que estos activos se mantienen en condiciones de funcionamiento. Los sistemas de gestión de activos ayudan a los gestores de instalaciones con las siguientes tareas:
- Localizar los activos dentro de las instalaciones;
- Realizar un seguimiento del programa de mantenimiento de los equipos;
- Mantener los manuales de fabricación de cada equipo;
- Mantener los registros de las averías de cada activo;
- Mantener la información financiera de cada activo, incluyendo los valores de depreciación;
- Mantener datos sobre el uso de los equipos.
Con toda esta información fácilmente accesible, el proceso de prolongación de la vida útil de cualquier equipo se convierte en algo fácil de manejar. Además, los sistemas de gestión de activos se desarrollan para obtener información útil sobre las oportunidades de mejora y, en última instancia, para ahorrar costos.
Ejemplos de sistemas de gestión de activos: Asset Panda, UpKeep.
Sistema de Mantenimiento Preventivo
Si el cuidado de los activos es la principal tarea de un administrador de instalaciones, el mantenimiento de la infraestructura de la empresa es la siguiente. Los sistemas de gestión del mantenimiento automatizan el seguimiento y la programación de las actividades de mantenimiento, incrementando la eficacia operativa. Las herramientas de software utilizadas para el mantenimiento también se conocen como GMAO (sistemas informatizados de gestión del mantenimiento). Estos sistemas se encargan de tareas como:
- Hacer un seguimiento de la funcionalidad de los equipos (cuáles funcionan y cuáles necesitan reparación);
- Organizar los equipos de las instalaciones por prioridad y necesidad operativa;
- Crear rutinas de mantenimiento personalizadas;
- Aceptar solicitudes de mantenimiento y crear órdenes de trabajo;
- Actualizar a los empleados sobre el estado del mantenimiento (también conocido como sistema de “solicitud de servicio”);
- Hacer un seguimiento de las actividades, incluyendo el mantenimiento estándar o de emergencia.
El registro de estos detalles garantiza el buen mantenimiento de todos los equipos de una organización. La mayoría de los sistemas de gestión del mantenimiento facilitan el proceso y reducen las posibilidades de error en las tareas.
Sistemas de mantenimiento preventivo: EZOfficeInventory, Smartsheet.
Sistema de Gestión de Inventarios
Los Facility Managers suelen ser los responsables de mantener el inventario en la organización. Gestionarlo manualmente no es fácil y es probable que esté lleno de errores. Por ejemplo, si el inventario no refleja los números correctos de las existencias, hay el riesgo de enfrentarse a la falta de existencias. De ahí que los administradores de instalaciones necesiten utilizar sistemas de gestión de inventarios. Simplifican el proceso de seguimiento de los inventarios y disminuyen los errores humanos. Los sistemas de gestión de inventarios suelen ayudar a los gestores de instalaciones en las siguientes tareas:
- Utilizar códigos de barras para hacer un seguimiento del inventario;
- Adjuntar suministros a todas las herramientas para saber cómo se utiliza un dispositivo específico;
- Identificar las ubicaciones de todo el inventario en la organización;
- Analizar con qué frecuencia se utilizan determinados artículos del inventario.
Sistemas populares de gestión de inventario: Freshservice, Xero.
Sistema de Automatización
La eficiencia energética ahorra costos y es mejor para el medio ambiente. Por ello, los administradores de edifcios e instalaciones se esfuerzan por optar por recursos eficientes y sostenibles. Gracias a los sistemas de automatización de edificios, este trabajo es más fácil de gestionar. Estas herramientas permiten a los administradores acceder y controlar cosas como las luces del edificio, la calefacción, la ventilación, el aire acondicionado, las cámaras de seguridad, los sistemas de emergencia e incluso el cierre de las puertas. Así es como un sistema de automatización de edificios puede ayudar a los administradores de edificios:
- Todos los dispositivos modernos pueden conectarse fácilmente entre sí, así como con el sistema de automatización de edificios;
- Se puede hacer un seguimiento de los servicios del edificio;
- Identificar los recursos que consumen más energía y realizar ajustes;
- Evitar el gasto innecesario de energía.
Sistemas populares de automatización de edificios: Elipse, eFacility.
Gestión del Lugar de Trabajo
Los administradores de oficinas también son responsables del mantenimiento del lugar de trabajo. Ya sean los escritorios o las salas de reuniones, los gestores de oficinas garantizan el buen funcionamiento del lugar de trabajo supervisando todos sus aspectos.
Los sistemas de gestión del lugar de trabajo pueden ayudar a los administradores de las instalaciones de varias maneras. Éstas son:
Permitir ver qué empleado está sentado dónde, qué escritorios están vacíos o qué salas de reuniones están ocupadas durante el día;
Gestionar las reservas de escritorios y salas de reuniones en función de la disponibilidad;
Ver la ocupación del edificio;
Supervisar el flujo de saneamiento de los escritorios y las salas de reuniones.
Ejemplos de sistemas de gestión del lugar de trabajo: Envoy, nTask.
Sistema de Gestión de Visitas
Un sistema de gestión de visitas es el proceso de seguimiento de todas las personas que entran en un edificio, condominio u oficina. Un visitante puede ser un cliente, un repartidor, un solicitante de empleo, un contratista, un consultor o el primo de algún residente. Básicamente, cualquier persona que no sea un empleado habitual a tiempo completo o residente, es un visitante. Un administrador de edificios e instalaciones debe poder contar con un sistema de gestión de visitas digital para agilizar y mejorar sus procesos de seguridad.
Un visitors management software es la tecnología utilizada para hacer un seguimiento formal de los visitantes. Un sistema de gestión de visitas permite:
- Comunicación más eficiente entre la entrada del edificio e instalaciones con los empleados;
- Mejorar los procesos de seguridad;
- Proceso de registro más eficiente con códigos QR y dispositivos electrónicos;
- Almacenamiento de registros en formato digital para posterior consulta.
Sistema de Gestión de Visitas: Lobbyfix.