Administración de condominios
Los condominios, fraccionamientos, conjuntos residenciales, corporativos, co-workings, edificios de oficinas o de comercios seducen a sus propietarios y habitantes con una oferta muy concreta: seguridad, áreas limpias y bien iluminadas, áreas verdes y, en general, una muy buena apariencia.
Si bien el concepto no es nuevo, el mercado y las exigencias de los consumidores han evolucionado: de lo que tradicionalmente se encargaba el portero del edificio, ahora es un sector profesionalizado dedicado a proporcionar la mejor experiencia posible a un costo competitivo.
Atendiendo a su definición, la administración de condominios significa: hacerse cargo de las funciones financieras, operativas y de mantenimiento del inmueble.
Las funciones primordiales que debe llevar a cabo la administración son las siguientes:
- Convocar a asambleas generales.
- Asegurar la operación correcta de los servicios del condominio.
- Vigilar los bienes comunes del condominio.
- Recaudar la cuota de mantenimiento acordada por los habitantes del condominio.
- Efectuar los pagos de servicios y mantenimiento del inmueble.
- Contar con la documentación de ingresos de cuotas y gastos, para dar fe y legalidad a la correcta administración de las cuotas vecinales.
- Llevar a cabo obras de mantenimiento necesarias para la conservación del inmueble.
- Difundir las reglas y acuerdos de convivencia en áreas comunes del condominio.
- Propiciar armonía dentro del ambiente de los condominios.
- Asegurarse de la seguridad del condominio, con el registro activo de visitantes.
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¿Quién puede llevar la administración de condominios?
Sabemos que la administración de un condominio puede ser una tarea complicada, requiere mucha organización y paciencia. Actualmente existen varias plataformas que facilitan esta labor, al digitalizar los procesos del día a día, ya que muchos administradores siguen utilizando tecnología obsoletas y métodos poco confiables.
Existen dos opciones para llevar la correcta administración de condominios:
- Delegar estas tareas al dueño de uno de los inmuebles dentro del condominio, generalmente conocido como “administrador de condominio”
- Contratar a un administrador externo y profesional de condominios.
La elección por cada una de las opciones dependerá del nivel del servicio, del presupuesto que tenga programado el condominio y del tipo de personas que frecuentan el mismo. Por eso, cuando los propietarios se enfrentan a la decisión de si contratar la administración de condominios externa o elegir a alguno de los propietarios o residente para cumplir con tal función se debe considerar lo siguiente:
Ventajas de la administración de condominios externa.
- Toma de decisiones imparciales y consensuadas por un experto. Se evitan las subjetividades, lo cual permite la resolución de conflictos con un intermediario imparcial para así conciliar los intereses de todos los propietarios
- Administración correcta de los recursos, utilizando una cuenta bancaria.
- Transparencia y formalidad; Como en todo servicio de administración es necesario que el prestador ofrezca los reportes mensuales de la administración de sus recursos, la situación actual del condominio, los problemas que se han presentado y como se han solucionado.
- Permite que haya una persona (o varias) dedicada exclusivamente a ese tema, y no a alguien que le dedica el tiempo que pueda a dicho tema. Un administrador externo tiene la responsabilidad de tomar acciones de forma inmediata porque para eso ha sido contratado.
- Cuentan con proveedores de diferentes servicios y productos que se requieren para el mantenimiento de la propiedad.
En general, un proveedor externo tiene que llevar a cabo una supervisión constante de las instalaciones y áreas comunes, reportando periódicamente el estado en que se encuentran. También se recomienda que la empresa brinde un presupuesto de reparaciones y de las necesidades de mantenimiento y ofrecer diferentes formas de pago (efectivo, cheque, depósito).
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