Un negocio próspero necesita varios factores que trabajen a su favor para lograr su objetivo final. De todos los factores importantes que un negocio puede tener en cuenta, su eficiencia de operación es clave. De hecho, si no se mejora realmente los procesos de las empresas, los resultados finales podrán sufrir daños irreparables y los empleados (por no hablar de clientes) podrían hartarse del modo de operación. Evaluar los procesos existentes y, a continuación, realizar un seguimiento de los mismos, mejorarlos y medir su éxito es vital para la eficiencia en empresas.
En este artículo, entraremos a detalle de qué es la eficiencia en empresas. por qué es tan importante maximizarla y le enseñaremos cómo convertirse en el maestro de los procesos de las empresas.
¿Qué es la Eficiencia en Empresas?
La eficiencia en empresas es esencialmente la cantidad de esfuerzo, recursos o insumos necesarios para operar, producir un producto o servicio en un negocio.
La eficiencia de las empresas refiere al mejor uso posible de todos los recursos disponibles, ya sea dinero, tiempo, personas o cualquier otra cosa. Puede sonar bastante básico, pero mejorar la eficiencia de sus procesos puede tener efectos de gran alcance en una empresa u organización, incluyendo la reducción de costos y el aumento de la productividad.
¿Qué son los procesos de las empresas?
Procesos de las empresas o un proceso empresarial es una serie de acciones o pasos que una organización lleva a cabo para alcanzar un objetivo empresarial concreto. La gestión de los procesos de negocio es la práctica de revisar y mejorar continuamente cada proceso de negocio dentro de su organización.
Los procesos de las empresas pueden ser internos -como la incorporación de nuevos empleados- o externos, como la forma de empaquetar y enviar pedidos de los clientes. Pero para que sean eficientes, es fundamental una documentación adecuada y exhaustiva que enumere cada paso, así como quién del equipo es responsable de cada parte.
Sin embargo, en una encuesta de BPTrends, el 52% de las empresas encuestadas afirmó que sólo ocasionalmente modelan o documentan los procesos de su empresa.
5 pasos para la mejora de procesos
Revisa estos pasos que pueden llevar tu empresa a nuevos niveles de eficiencia:
#1 Determinar lo que funciona y lo que no
Habla con las personas que participan en determinado proceso de la empresa. Identifica desde su punto de vista, ¿Cuáles han sido algunos de los beneficios del proceso y dónde están algunos de los obstáculos? ¿Cuáles son para ellos los principales problemas del proceso?
Obtener esa información inicial de las partes interesadas clave -las personas que realmente están utilizando el proceso día a día- puede darte una visión importante sobre qué procesos del negocio necesitan ser agilizados.
#2 Establecer el punto de partida y los objetivos
Una vez que hayas identificado los procesos de las empresas que quieras mejorar, tienes que determinar de dónde partes exactamente y dónde esperas acabar.
Reúne datos para saber cuál es tu estado antes de empezar a intentar cambiar algo. Una vez que tengas esa línea de base, puedes establecer objetivos específicos sobre cómo esperas mejorar el proceso empresarial.
Deja claro qué es lo que vas a hacer y por qué quieres racionalizar un proceso. Así tendrás claridad en torno a cuál es el resultado y la motivación detrás del esfuerzo que se va a realizar.
#3 Aprovechar el equipo y crear una hoja de ruta para el éxito
El siguiente paso es construir una hoja de ruta para llegar del punto A al punto B. ¿Cómo tendrías que cambiar para que ser más rápido, más eficaz y más productivo? ¿Qué puedes hacer para mejorar la eficiencia en la empresa?
Arma un equipo multifuncional de personas para tratar de ver el proceso desde diferentes perspectivas. La clave es no tener un exceso de personas de las mismas áreas funcionales en las que está el proceso.
Así que si quieres mejorar un proceso de aprobación financiera, explica, no quieres tener demasiada gente de finanzas en ese equipo multifuncional. Hay que mezclar a personas de marketing, informática y otros departamentos. Obtener un panorama variado del proceso empresarial puede ayudarte a desarrollar un plan completo e innovador para agilizarlo, lo que puede lograr mejores resultados y más eficaces.
#4 Buscar oportunidades de automatización
La automatización es la piedra angular de la transformación digital. Es una de las formas más rápidas y sencillas no solo de aumentar la eficiencia de tus procesos empresariales, sino de hacer que cada proceso sea más atractivo y satisfactorio para tu equipo. Según un informe de McKinsey sobre productividad y automatización, “alrededor del 60 por ciento de todas las ocupaciones tienen al menos un 30 por ciento de actividades constitutivas que podrían automatizarse.”
Por ejemplo, ¿tu equipo de atención al cliente pasa horas cada semana recopilando información de contacto de posibles clientes potenciales? Un chatbot puede automatizar el proceso de recopilación de esa información inicial de los clientes potenciales, y liberar el tiempo de tu equipo para que se dedique realmente a captar esos clientes potenciales.
¿Tu personal de recepción pasa una buena parte de su tiempo registrando visitas y los datos del personal que entra y sale del edificio? Invierte en una plataforma de registros de visitas que permita a las visitas introducir su información directamente y libera a tu personal de recepción para otras tareas.
#5 Poner en marcha el nuevo proceso y seguir recogiendo opiniones
Has identificado procesos de las empresas que podrían mejorarse, has trabajado con tu equipo para desarrollar un plan para mejorar la eficiencia en la empresa y has identificado las oportunidades de automatización. Ahora es el momento de apretar el gatillo e implementar los cambios.
Una vez que se ha puesto en marcha un nuevo proceso empresarial, puede ser tentador pensar en “misión cumplida” y darse una palmadita en la espalda por un trabajo bien hecho. Pero es importante, una vez que se instituye ese proceso, hacer saber a la gente: ‘Oye, necesito opiniones'”.
Un aspecto esencial de la gestión eficaz del cambio es dar prioridad a las personas. Por eso, parte de la creación de los procesos empresariales más eficaces consiste en fomentar un entorno en el que el equipo se sienta capacitado para ofrecer opiniones sinceras. Hay que tener normas y comportamientos que apoyen una verdadera mentalidad de colaboración dentro de la empresa.
Haz saber a tu equipo que tu nuevo proceso empresarial no está grabado en piedra. Programa reuniones periódicas con las partes interesadas para obtener su opinión sobre cómo funciona (o no) el proceso y qué se puede hacer para seguir mejorándolo y agilizándolo.
