La entrada de edificio es uno de los lugares más importantes de todo el inmueble. Aquí es en donde clientes, residentes, visitas y usuarios se registran, solucionan varios problemas, solventan dudas, reciben y dejan mensajes y, sobre todo, generan su primera impresión. Conoce cómo debe operar la Recepción y Control de Visitas.
Lo significativo de estos espacios es que además de ser la tarjeta de presentación de un edificio, la entrada de edificio define el tono para todo el periodo de estancia. El sitio que además de darte la bienvenida, será el que te diga “hola y adiós” a todas las personas que entran y salen.
Recepción y Control de Visitas
La entrada de un edificio genera un flujo importante de personas y es aquí donde se debe causar una primera impresión positiva. Se debe cuidar el diseño dando una sensación de bienvenida.
Conoce aquí los 5 problemas que tienes en tu recepción
Un edificio corporativo, sede de una sola empresa o de varias supone un tránsito de personas diario el cual requiere ser clasificado con el fin de poderle otorgar autorización a unos determinados lugares. El personal que trabaje en alguna de las empresas del edificio o residente, dispondrá de mayor movilidad que aquellas que acudan como clientes o visitas.
A partir de aquí y dependiendo de los niveles de seguridad establecidos para el control de visitas es donde comienza el registro y comprobación de credenciales de las personas que acceden al inmueble.
Debemos agilizar la entrada de edificio y dejar una zona para aquellas personas que acudan ocasionalmente.
Descubre aquí cómo agilizar la entrada de visitas en tu edificio
Dependiendo de las necesidades en materia de seguridad se pueden ubicar diferentes controles de visitas que requieran un especial registro por la actividad de empresas o barreras físicas o por el staff de personal que se ubique en estas.
Adicionalmente, para llevar a cabo el control de visitas eficaz también es válido disponer de una recepción en la entrada de edificio que pueda realizar un primer filtro de seguridad y registro de visitantes.
Los problemas de la recepción y control de entradas de edificio
Desde recepción se reciben residentes, trabajadores, clientes o visitas en el espacio. Ésta representa la “cara” del edificio y se debe ocupar de gestionar la estancia de todo el personal, desde su llegada hasta su salida.
Sin embargo, con el argumento de hacer la operación más segura, la administración de los edificios mantiene registros de todo el flujo de personas. El problema es que esos registros están en papel, son fácilmente adulterados y carecen del tipo de agilidad que se espera en el siglo XXI.
Lobbyfix es una plataforma que simplifica toda esta operación y la hace más segura. Sin llamadas, sin papel y sin problemas.
Otro problema es la seguridad: muchas veces se realiza el proceso de check-in pero no de check-out, no existiendo manera de revisar si la persona se encuentra en el edificio o no. La coordinación entre inquilinos y el equipo de seguridad, también puede ser un problema, ya que requiere planeación anticipada. Cambios de última hora, generalmente no se reflejan en el sistema, resultando en inconveniencias para la empresa, el equipo de seguridad o recepcionistas y, sobre todo, para las visitas.
LobbyFix para el Control de Visitas
Lobbyfix es una plataforma que simplifica toda esta operación y la hace más segura. Puedes llevar todo el registro digital de las personas en la entrada de edificio, identificar en tiempo real quién se encuentra en las instalaciones y agilizar el proceso de control de visitas, pedidos y paqueterías.
Lobbyfix facilita el proceso de notificación de visitas, pedidos y paqueterías a sus inquilinos
Todos los inquilinos también podrán descargar la app de Lobbyfix para crear pre-registros de visitas para que puedan acceder a través de un código QR, aprobar o rechazar el pasaje de sus visitantes en la recepción y recibir notificaciones de si ha llegado algún pedido o paquete al edificio.
