¿Qué es Facility Management? Facility Management o Administración de Instalaciones es una integración de procesos dentro de una organización para mantener y desarrollar los servicios que apoyen y mejoren la efectividad de las actividades principales y la gestión de inmuebles.
Cuando diriges una empresa tan pequeña que cabe en una minúscula oficina, la administración de instalaciones quizás no sea algo por lo que merezca la pena perder el sueño. Pero a medida que tu empresa crece, esa única oficina puede convertirse en un edificio o un conjunto de oficinas, inmuebles u otros activos que son importantes para el negocio.
Antes de que te des cuenta, tendrás muchos activos de los que habrá que ocuparse continuamente. Aquí es donde entra en escena el facility management: te ayuda a garantizar un entorno bien organizado en el que tanto tu empresa como sus empleados puedan prosperar.
Los básicos del Facility Management
En esencia, la adminstración de instalaciones es una profesión que se centra en el mantenimiento eficiente de los edificios y equipos de una organización de forma que ofrezca el mejor valor al propietario del edificio y a los usuarios.
También es un servicio de apoyo multidisciplinar que puede aplicarse en cualquier nicho o industria. Entre sus muchas aplicaciones está la de garantizar la seguridad, la funcionalidad y el confort en el entorno construido, así como el cumplimiento de los requisitos legales.
¿Por qué tu empresa necesita una administración de instalaciones? 4 indicadores
Si nunca has utilizado servicios profesionales de gestión de instalaciones o sientes que el mantenimiento no está siendo eficiente, estos son los indicadores que debes enfocarte:
#1 Costos de Mantenimiento Crecientes
Es un hecho de que el mantenimiento cuesta dinero, pero estos costos no deben mermar tu negocio.
Cuando notes que los costos de reparación y mantenimiento aumentan inexplicablemente cada año, algunos de los gastos más comunes que debes comprobar son el abuso o la escasa utilización de los equipos existentes, el desperdicio de existencias y piezas de repuesto y el espacio de oficina sin utilizar.
Tener más espacio que mantener aumenta automáticamente sus costos de mantenimiento. En los días de hoy, y con esquemas de trabajo remoto e híbridos, quizás no sea necesario tanto espacio.
Otro factor que suma rápidamente a la cuenta de gastos es la mala gestión del personal de mantenimiento y otros gastos de personal.
Si tienes un negocio en el que recurres con frecuencia a fontaneros, electricistas, calefactores y otros técnicos independientes, los costos se acumulan rápidamente. Por no mencionar el hecho de que la utilización de estos contratistas también conlleva el riesgo de problemas de control de calidad, especialmente si:
- Tienes instalaciones de gran tamaño.
- Gestionas múltiples ubicaciones.
- No tienes forma de controlar si las tareas se realizan correctamente.
#2 Gestión y Control de Activos
El 40% de las pequeñas empresas hacen un seguimiento manual de sus activos o no lo hacen en absoluto. Aunque esta práctica causa problemas mínimos al principio, los problemas reales empiezan a surgir cuándo crece tu negocio.
Un Facility manager puede ayudarte a gestionar y hacer un mejor seguimiento de los activos y el inventario si tienes alguno de los siguientes problemas:
- El registro de activos es inadecuado o no existe en absoluto.
- Cada vez es más difícil hacer un seguimiento de los activos que posee la empresa.
- La organización no puede declarar con seguridad su posición de activos.
- Se desconoce el estado actual de cualquier activo y su ubicación.
- Si algún equipo, máquina o herramienta desapareciera, nadie se daría cuenta.
- Se siguen comprando repuestos de equipos para descubrir después que ya se tenían.
#3 Falta de cumplimiento de tareas de mantenimiento
Empleados felices son empleados productivos. Sin embargo, sin un servicio designado de administración de instalaciones eficiente, es sólo cuestión de tiempo que se frustren y se distraigan por culpa de grifos que gotean, lámparas rotas o el aire acondicionado que no funciona correctamente.
Aunque se les indique que llamen a los servicios adecuados, estas tareas suelen posponerse hasta más tarde, por lo que empiezan a acumularse. Pronto, la empresa se encuentra con una considerable lista de mantenimiento diferido y muy pocas esperanzas de resolverlo todo.
La gestión y resolución de este tipo de situaciones es responsabilidad de un facility manager.
#4 Problemas recurrentes de seguridad
Los problemas de seguridad recurrentes son un indicio de que se está operando en un entorno potencialmente peligroso.
La verdad es que la mejora de la seguridad en las instalaciones no es una cuestión de elección, sino que la ley lo exige.
Por ejemplo, el control de entrada y salida de personal puede ser un punto de inicio para la implementación de programas de seguridad. El registro de visitas digital te ayuda a mantener y consultar información útil para tu empresa.
Cuándo empezar con la gestión de inmuebles
Si alguna de las situaciones anteriores describe la situación actual de tu empresa, está claro que se está perdiendo tiempo y recursos valiosos. No importa si vas a formar un equipo interno de facility management o subcontratar a alguien independiente. La cuestión es entender cómo la gestión de instalaciones puede suponer un importante ahorro de costos, una mejora de la seguridad y una mejor prestación de servicios en general para tu empresa.
