Cómo recibir visitas y hacer que tus invitados se sientan cómodos. Una persona puede tardar 7 segundos en formar una primera impresión. En la mayoría de las oficinas y negocios, la primera impresión que los visitantes formarán de tu empresa viene desde el área de recepción.
Si quieres causar una buena primera impresión, es fundamental que tu equipo vaya más allá para asegurarse de que cualquier socio potencial, cliente existente, candidato a un puesto de trabajo o cualquier invitado que entre en la zona de recepción se sienta cómodo y bienvenido. Para ayudarte, indicamos 5 pequeñas y sencillas actividades a la hora de recibir visitas que pueden marcar una diferencia monumental en la experiencia del visitante.
#1 Prepara la visita
Aunque la mayoría de las organizaciones se preparan para recibir a los visitantes apenas cuando entran por la puerta, tú puedes ir un paso más allá y preparar un paquete de bienvenida por e-mail antes de la visita. El paquete de bienvenida puede incluir cosas como una ubicación clara e instrucciones de acceso, mapas de la zona, instrucciones para estacionar, instrucciones para registrarse, una lista de biografías de las personas con las que entrarán en contacto, un itinerario de visita y cualquier otra cosa que consideres necesaria.
El paquete de bienvenida es una forma útil de mostrar a los invitados que los espera y que son importantes para ti y tu empresa. Si estás preparando la visita de un invitado VIP que viene de fuera de la ciudad, puedes incluso encargarte de enviar una lista de atracciones y restaurantes para que los visiten. Estos gestos de consideración son una buena manera de establecer el tono para una experiencia positiva y cómoda para el visitante.
#2 ¡Sonríe!
Según el Huffington Post, una simple sonrisa puede hacer que los demás también sonrían, lo que disminuye sus niveles de estrés, relaja el cuerpo y sirve para levantar el ánimo. Si una simple sonrisa puede ayudar a mejorar el estado de ánimo de tus visitas, imagina lo que puede ocurrir si estableces contacto visual con ellos y los saludas por su nombre.
La clave es garantizar que tus invitados sientan que te alegras de verlos y que su presencia es esperada y bienvenida. Para lograr estos objetivos es necesario contar con un personal de recepción atento y un procedimiento o protocolo específico para recibir a los huéspedes.
También puedes ayudar al personal de recepción con herramientas como un sistema de gestión de visitantes (VMS). Un VMS automatiza el proceso de registro para que tengan más tiempo para saludar y atender las necesidades de las visitas y huéspedes.
#3 Anticipa sus necesidades
Aunque el objetivo de tus visitas pueda ser solo asistir a una reunión, puede que también tengan otras necesidades secundarias. Por ejemplo, al llegar, sus visitantes pueden necesitar ir al baño. También es posible que tengan sed y necesiten un vaso de agua o un café. Si la oficina está en un edificio grande, es posible que tus visitantes también necesiten instrucciones claras para llegar a la planta o sala de su reunión.
Los visitantes también pueden necesitar un cargador para cargar sus celulares mientras esperan. Asegúrate de que puedas ofrecer varias opciones. Esto mostrará el nivel de consideración y conciencia de tu organización.
#4 Haz con que se sientan seguros
Los visitantes también necesitan saber que pueden sentirse seguros en tus instalaciones. Por la pandemia, puedes mostrar a tus visitas que estás examinando cuidadosamente a los visitantes y a los empleados en busca de signos o riesgos de enfermedad, y ofrece la opción de registrarse sin contacto. Independientemente de tu tipo de negocio, recomendamos utilizar un software de registro de visitas para poder contar con toda la información.
#5 Recepción acogedora
Además de dar la bienvenida a los visitantes, es importante garantizar que la zona de recepción sea lo más cálida y acogedora posible. En primer lugar, el área de recepción debe ser acorde con la marca, estar bien iluminada y limpia, y contar con un lugar cómodo en el que puedan sentarse mientras esperan a ser atendidos.
Hacer un esfuerzo adicional para que la recepción sea interesante también ayudará a crear una primera impresión positiva en los visitantes. Recomendamos añadir experiencias sensoriales, como una lista de reproducción relajante, un aroma fresco y algo de vegetación para alegrar el espacio y darle un poco más de color.