El área de recepción en un edificio o condominio es uno de los lugares más importantes de todo el inmueble. Aquí es en donde clientes, residentes, visitas y usuarios se registran, solucionan varios problemas, solventan dudas, reciben y dejan mensajes y, sobre todo, generan su primera impresión. Conoce el rol de recepcionista y sus funciones.
Lo significativo de estos espacios es que además de ser la tarjeta de presentación de un edificio, definen el tono para todo el periodo de estancia. El sitio que además de darte la bienvenida, será el que te diga “hola y adiós” a todas las personas que entran y salen.
Control de Accesos en Área de Recepción
El área de recepción de un edificio genera un flujo importante de personas y es aquí donde se debe causar una primera impresión positiva. Se debe cuidar el diseño dando una sensación de bienvenida.
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Un edificio corporativo, sede de una sola empresa o de varias supone un tránsito de personas diario el cual requiere ser clasificado con el fin de poderle otorgar autorización a unos determinados lugares. El personal que trabaje en alguna de las empresas del edificio o residente, dispondrá de mayor movilidad que aquellas que acudan como clientes o visitas.
A partir de aquí y dependiendo de los niveles de seguridad establecidos para el control de accesos es donde comienza el registro y comprobación de credenciales de las personas que acceden al inmueble.
Debemos agilizar el acceso del personal del edificio y dejar una zona para aquellas personas que acudan ocasionalmente.
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Dependiendo de las necesidades en materia de seguridad se pueden ubicar diferentes controles de accesos que requieran un especial registro por la actividad de empresas o barreras físicas o por el staff de personal que se ubique en estas.
Adicionalmente, para llevar a cabo el control de accesos eficaz también es válido disponer de una persona en la entrada al inmueble que pueda realizar un primer filtro de seguridad y registro de visitantes. Para eso, son importantes el puesto de Recepcionista y sus funciones.
Recepcionista y sus funciones
El recepcionista es el profesional que recibe a los residentes, trabajadores, clientes o visitas en el espacio. Éste representa la “cara” del edificio y se ocupa de gestionar la estancia de todo el personal, desde su llegada hasta su salida. Por eso, la importancia del recepcionista y sus funciones:
Dependiendo del tipo de edificio, el recepcionista y sus funciones pueden cambiar. Sin embargo, estas son las indispensables:
1. Recibir a los visitantes
Esta persona se encarga de saludar de forma adecuada a las visitas, de determinar las necesidades del mismo de una forma profesional, de mantener el registro del visitante y dirigirlos de forma correcta a la persona adecuada.
2. Responder a llamadas telefónicas e interfon
Se centra en responder y dirigir las llamadas entrantes de manera educada y a tiempo. Debe determinar la propuesta de la llamada, manejar las consultas y de proporcionar la información correcta. También es fundamental tener la capacidad de dirigir las llamadas hacia la persona correcta, y de tomar y entregar los mensajes de forma precisa y completa.
3. Gestionar buzón de correo y e-mail
Esta función se centra en ordenar y distribuir los emails entrantes, preparar el correo saliente o el que debe ser recogido por mensajería, organizar las entregas de mensajería.
4. Gestionar el control de accesos
Se caracteriza por monitorizar a las personas que entran y atraviesan las puertas del área de recepción, administrar los pases de visitante si son necesarios, reportar de actividad sospechosa en caso de ser detectada.
5. Actividades de caja
Esta función se centra en monitorizar y registrar los pagos de caja, y entrada y salida de pequeños montos de dinero.
6. Gestión y Mantenimiento del espacio
Se entiende por esta actividad el registrar o enviar documentos, mantenimiento de equipos, informes de actividades diarias o de cualquier función mal ejecutada, la monitorización, el control y el orden de los materiales de oficina.
7. Organizar y Calendarizar citas
Organizar reuniones es una de las múltiples tareas que es responsabilidad del recepcionista y sus funciones.
Ventajas de un calendario y un sistema de reservas
Dentro de esta función encontramos el agendar de forma correcta las reuniones, informar a los participantes, reservar una sala para este fin con el material necesario y organizar el catering en caso de que fuera necesario.
8. Mantenimiento del área de recepción
Esta función se centra en mantener el área de recepción limpia y ordenada, así como de organizar el material de lectura.
